Evernote è un software gratuito per gestire i propri appunti.

Non ho scritto io la recensione questa volta, ma un amico, che molti conoscono, Carlo (medico in Costa d'Avorio). Quando ho saputo che stava provando Onenote di Microsoft, che ovviamente è a pagamento, ho subito cercato nei miei bookmark e gli ho inviato il link di Evernote.

Esistono due versioni di Evernote, uan gratuita ed una a pagamento a 39.95 $ (sempre molto meno dei 99.95 $ di Onenote), che ha in più la sincronizzazione tra diversi PC o chiavi USB. Questa è l'unica caratteristica citata da Carlo che non è presente nel freeware.

Ecco la recensione di Carlo.

Ho sempre sognato un sistema col quale scrivere, liberamente, le mie note, i miei appunti e poterli poi ritrovare con facilità. La vita ha aspetti cosi' diversi e io ho sempre scritto dove capitava: bigliettini, quaderni, agende, files su PC. Ma passato un po' di tempo, dimenticavo dove li avevo scritti o anche solo di aver scritto qualcosa. La situazione è peggiorata raccogliendo informazioni in rete e con le mail. La quantità di dati aumenta e con essa il caos!

Allo stesso tempo non sono abbastanza metodico per assegnare un posto (su carta o sul PC) per ogni cosa. Anche perché non sempre so da subito a cosa mi servirà una certa informazione: insomma avrei voluto scrivere senza intoppi, senza dover subito classificare, ma poi essere in grado di recuperare e collegare tra loro le informazioni. Poi, naturalmente, a cosa servono le informazioni se, quando ne avete bisogno non le avete con voi? Mi serviva qualcosa di semplice che potevo aver sempre con me.

Ho visionato OneNote, ma mi è sembrato troppo rigido...

Poi Riccardo mi ha detto di Evernote, programma gratuito che ho trovato un rete.

Sono rimasto entusiasta.

Il concetto di fondo è: un grande rotolo di "carta" che scorre cronologicamente e sul quale potete scrivere le vostre note. Primo vantaggio: un solo file (in realtà ce ne sono altri 3 ausiliari, ma piccoli).

La nota che prendo non mi costringe subito a classificarla: posso scriverla così come lo farei su un bigliettino. Naturalmente se è troppo sintetica rischio di non capire nemmeno io, domani, a cosa si riferisce... allora la scrivo, appena comprensibile. In seguito posso decidere che appartiene a una certa categoria (mettiamo "lavoro"), oppure a diverse categorie!!

Evernote da la possibilità con un click di selezionare solo le note di quell'argomento. Questo è ottimo per esempio per seguire un progetto: in più ogni nota riporta la data di creazione (o di modifica) e io le posso scorrere cronologicamente.

Oltre alle note scritte da me ci sono le informazioni che trovo in rete: Evernote crea un bottone sul browser (es. Explorer) col quale catturare intere pagine sul Web. La pagina catturata poi si comporta come una nota, che posso poi classificare... con comodo. Ho trovato questa funzione davvero utile: mentre sono in linea (io viaggio ancora col modem 56K), se individuo una pagina interessante la passo su una nota e proseguo a navigare. La sera, con calma leggo le pagine scaricate (le trovo al primo colpo!) e le classifico. Posso anche metter in grassetto o in colore le parti più interessanti. In futuro saranno sempre li, a mia disposizione.

Stessa cosa per le mail. Non copio certo tutte le mail, ma quelle che sono determinanti per seguire un progetto, sì. Il mio concetto è: avere sempre a disposizione tutte e informazioni di cui ho bisogno.

Una parentesi. Io lavoro su 2 PC diversi. Quando ho iniziato a usare Evernote vigeva la versione 1.1 che non permetteva la sincronizzazione. (N.B. la 1.5 appena uscita lo fa). Non mi sono scoraggiato. La mia soluzione è stata di portare i dati di evernote su una chiavetta USB e configurare il programma sui 2 PC a non avviarsi automaticamente.

1. Accendo il PC
2. Collego la chiavetta
3. Lancio Evernote (settato per cercare i dati sulla chiavetta)

In questo modo non mi accorgo di essere su un PC o sull'altro e... non lascio in giro i miei dati!

Naturalmente occorre ogni tanto fare una copia dei dati, per sicurezza.

Ancora sulle categorie.

Finora ho parlato delle categorie manuali: sono io che creo le categorie e le sottocategorie che mi servono e le uso per classificare le mie note. Ci si può sbizzarrire. Io ho una grande categoria personal all'interno della quale ci sono: famiglia, interessi, diario, scritti vari... in quella interessi ci sono: informatica, medicina, corsa...

Un'altra grande categoria lavoro...

Una dedicata ai progetti: un progetto è Romeo!

Ma molte note appartengono a più categorie!

Molto potente e veloce la funzione (in alto a destra) di cercare una parola nelle note! Si può anche cercare una parola o un 'altra (separare con la virgola); oppure tutte e due (separate da spazio).

Evernote poi dà la possibilità di creare delle categorie "condizionali" o keywords categories. Vuol dire che a una nota verrà attribuita automaticamente una categoria se soddisfa un certo criterio. Molto comodo! Lo fa da solo. La più usata di questo tipo di categorie utilizza il riconoscimento nella nota di una o più parole. Siccome sto scoprendo Evernote ho raccolto molto materiale (da web, blogs ecc.) che ne parla. E tutto viene automaticamente classificato nella categoria "evernote", visto che la parola evernote sarà certamente citata nell'articolo.

Siccome poi ho note e materiale in italiano, inglese, francese ho insegnato a evernote a riconoscere le 2 lingue straniere (riflettendo sulle parole, non equivoche, più usate nelle 2 lingue).

Altra possibilità sono i templates. Questa funzione risponde alla realtà che alcune informazioni sono per propria natura "organizzate". Pensate a indirizzi, a liste, a elenchi di cose da fare e in che data ecc. Evernote vi propone alcuni templates per questo, ma ne potete trovare in rete molti altri più sofisticati. Io ne ho modificato uno per avere traccia delle cose che presto. Ne ho trovato un altro per le cose da fare che permette di nascondere (o separare) le cose già fatte, per ridurre la confusione.

Ma questo non vi deve trarre in inganno. per ora Evernote non ha tutte le capacità che altri programmi hanno di archiviare indirizzi o di programmare le attività della settimana. E' e resta soprattutto un sistema per prendere delle note. Molti hanno scelto di inserire nelle note dei richiami (puntatori) a Outlook che continuano a usare e dove magari hanno già archiviato migliaia di contatti. Non bisogna perciò buttare tutto e reiniziare da zero!

In ogni caso io tengo alcuni telefoni che so mi serviranno sui "contatti" di evernote e pure la lista (o le liste) di cose da fare.



P.S. inutile dire che ho redatto questo testo come una nota di Evernote! :-)



Nota mia: Ho riformattato il post che ho ricevuto via mail, in accordo con quanto ricevuto da Carlo, e permettendomi di correggere qualche typo.

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technorati tags:notes, evernote, onenote, carlomegu, freeware

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